Auditoria Microsoft: tudo que você precisa saber sobre esse tipo de fiscalização

O uso de softwares sem licença ou pirateados afeta a segurança do seu negócio, pode gerar multas e problemas ainda mais graves. Saiba como mantê-lo em dia e passar com tranquilidade por essa vistoria 

Para que uma empresa esteja em pleno funcionamento e em conformidade com as leis vigentes, deve dar atenção a diversos detalhes. A área de TI, em específico, demanda monitoramento constante para que os softwares estejam sempre atualizados e com as licenças em dia. É claro, então, que usar equipamentos e programas não autorizados é uma prática inadmissível. 

Porém, com um dia a dia cheio de tarefas e com a operação repleta de processos e sistemas, pode ser que algumas licenças acabem vencendo e, por conta disso, muitas empresas acabam caindo na famosa auditoria da Microsoft. Há os casos de denúncias anônimas também, que vamos falar mais a frente, ainda neste texto.  

Continue a leitura para entender como funciona a auditoria dessa gigante dos softwares, os motivos para estar com seus programas sempre em ordem e como evitar os riscos relacionados à falta de licenciamento. Vamos lá!  

O que é a auditoria realizada pela Microsoft? 

Para identificar empresas que estão utilizando softwares sem licença ou pirateados, a Microsoft pesquisa, examina e realiza uma fiscalização com o objetivo de impedir a prática e incentivar o uso de programas originais e licenciados por ela.   

Antes de ir até o seu negócio, a Microsoft entra em contato formalmente, seja via telefone, e-mail, carta ou qualquer outro meio que achar pertinente e válido.  

Tudo isso acontece como uma tentativa da desenvolvedora de software de coibir o uso de soluções não licenciadas, uma vez que a prática é crime e prejudica tanto a Microsoft quanto a própria empresa.  

Como funciona uma auditoria da Microsoft? 

A Microsoft tem um time “antipirataria” destinado para as auditorias, munido de métodos para realizar uma análise detalhada nas empresas que passam por esse processo, notificando aquelas que realmente estiverem em uma situação irregular.  

É claro que ser identificado como uma empresa que utiliza softwares sem licença não é nada positivo, mas em um primeiro momento, a Microsoft apenas entregará uma notificação. Trata-se de uma chance valiosa de corrigir as falhas apontadas por ela e evitar problemas ainda piores.  

Com o aviso em mãos, a empresa auditada deve adquirir os softwares originais ou suas licenças junto à desenvolvedora. Mas, se isso não acontecer, a Microsoft pode instalar um processo judicial nas áreas cível e criminal, que pode resultar em multas e até na prisão dos infratores, já que a pirataria é crime.  

Além do impacto negativo fortíssimo que o uso de softwares sem licença traz para a reputação de uma empresa, também podem haver danos significativos à sua operação. Estamos falando do risco de vazamento de dados.  

Isso porque, como alertamos sempre por aqui, softwares irregulares, não licenciados, desatualizados ou pirateados normalmente apresentam falhas de segurança, fazendo com que os equipamentos e sistemas do seu negócio fiquem significativamente mais vulneráveis a ataques virtuais.  

Ainda, esse tipo de versão obviamente não tem suporte da desenvolvedora. Então, se os seus colaboradores tiverem algum problema durante o uso, não existe possibilidade de recorrer à Microsoft para solicitar ajuda ou a resolução de algum problema pontual.  

Como a Microsoft solicita informações para a empresa auditada? 

Há dois tipos de comunicação que a Microsoft estabelece com as empresas a fim de solicitar informações e explicações durante uma auditoria. Agora, vamos entender cada uma delas.  

A primeira etapa é a Revisão de SAM (Software Asset Management ou, em português, Gestão de Ativos de Software). Então, se a sua empresa já possui essa prática de negócio que envolve todo o ciclo de vida do ativo de TI, o processo será muito mais rápido e simples, já que está tudo documentado por meio de históricos e inventários.  

Graças a essas informações que foram registradas previamente, fica muito mais fácil comprovar ou responder para a Microsoft o status das suas licenças.  

É possível dizer, inclusive, que a Revisão de SAM é a auditoria mais simples da Microsoft. Afinal, se ela encontrar irregularidades, irá notificar a sua empresa para que você entre em contato com um revendedor autorizado e efetue a compra dos softwares originais. Às vezes, é possível até conseguir um desconto.  

Caso o seu negócio não tenha tempo ou recursos disponíveis naquele momento para cumprir tudo que foi solicitado pela desenvolvedora, tente uma negociação. Essa é sempre uma alternativa melhor do que ignorar a notificação, porque consequências graves vão chegar.  

Mas, há cenários em que a Revisão de SAM é ignorada ou negligenciada por algumas empresas e, nesse caso, é realizada a Auditoria Microsoft. Isso significa que a desenvolvedora irá realizar a fiscalização de LCC (Legal Contract and Compliance) através de um auditor externo.  

Quando isso acontece, a empresa é notificada formalmente e deve concordar em entregar todas as informações solicitadas para passar pela auditoria.  

Embora pareça óbvio, cabe a nós orientar que mentir ou omitir dados não é uma opção. A empresa precisa estar aberta às negociações e disponível para colocar as licenças e softwares em dia.   

Como evitar problemas em uma possível auditoria?  

Se você chegou até aqui, já deve saber a resposta para essa pergunta. Para evitar problemas durante uma auditoria da Microsoft e até não precisar passar por esse processo, sua empresa deve usar exclusivamente softwares originais e licenciados.  

Ainda que o uso de softwares irregulares seja uma prática bastante comum e muitos acreditem que não há problemas e que jamais serão pegos, é importante ter em mente que estamos falando de uma ação completamente fora da legalidade e que a Microsoft tem diversos meios para encontrar esse tipo de falsificação.  

No Brasil, a ABES (Associação Brasileira das Empresas de Software) e a BSA (The Software Alliance) realizam a fiscalização de softwares e, inclusive, possuem um portal para denúncias anônimas em que qualquer um pode denunciar empresas que estão com seus sistemas operando de forma irregular.  

Por isso, reforçamos que trabalhar com softwares originais e licenciados é o mínimo necessário para que a sua empresa esteja em conformidade com as regras vigentes na área de TI. O segundo passo, não menos importante, é realizar o controle de uso desses sistemas, além de manter toda a sua documentação em dia.  

Dessa forma, se o seu negócio for notificado pela Microsoft, você consegue provar de forma simples que suas licenças estão ativas e que não há qualquer irregularidade nos softwares instalados.  

Conte sempre com orientação profissional especializada 

Ainda que não seja possível garantir que sua empresa nunca será notificada pela Microsoft, há meios de reduzir os problemas e principalmente de prevenir que esse tipo de fiscalização traga danos tanto para a sua reputação quanto para a operação.  

Estamos falando de documentar sua rotina de processos e realizar inventário dos ativos, monitorando os vencimentos das licenças, os programas adquiridos e mantendo tudo atualizado. Para isso, você pode contar com um parceiro de TI que é especialista na condução desse tipo de gerenciamento.  

A Arkentec é a empresa ideal, já que realiza a revenda de Licenças Microsoft e tem competência comprovada em auditorias de licenciamento. Entre em contato com nossos especialistas para saber mais detalhes e solicitar um orçamento.

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